Um die betrieblichen und unternehmensinternen Abläufe zu optimieren, werden zunehmend Managementsysteme eingeführt; zu nennen sind neben dem Qualitätsmanagement als Vorreiter u. a. auch Arbeitsschutz- und Umweltschutzmanagementsysteme, die indirekt die unternehmerische Wertschöpfung unterstützen.

Der Ausdruck „Management“ wird im Allgemeinen mit der „Leitung eines Unternehmens“ gleichgesetzt. Regelmäßig besteht die Aufgabe insbesondere darin, die Planungen und Entscheidungen sowie die Umsetzung unternehmerischer Zielsetzungen durch hinreichende Kommunikationen zu überwachen, zu überprüfen und ggf. den sich verändernden Rahmenbedingungen anzupassen. Diese Aufgaben werden in einem Managementsystem – einem Regelkreis ähnlich – integriert. Dementsprechend können Brandschutzmaßnahmen als Teil der unternehmerischen Aufgaben im gesamten Managementsystem eingefügt werden mit den typischen wiederkehrenden Arbeitsschritten:

• Schutzziele definieren
• Bestand aufnehmen
• Risiken analysieren
• Maßnahmen planen
• Ausführung beauftragen
• Umsetzung überwachen
• Ergebnisse auswerten
• Ziele überprüfen

begleitet von hinreichender Dokumentation und Kommunikation.

Brandschutzbeauftragte sind die zentrale Ansprechperson für alle Brandschutzfragen im Betrieb. Sie beraten und unterstützen die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber in allen Fragen des vorbeugenden, abwehrenden und organisatorischen Brandschutzes sowie im betrieblichen Notfallmanagement. Sie begleiten dabei insbesondere die oben beschriebenen Arbeitsschritte und prüfen die Einhaltung des Brandschutzkonzeptes und der Baugenehmigung.

Brandschutzbeauftragte sind entweder feste Mitarbeiter in dem Unternehmen oder die Leistung wird beauftragt und durch externe Dienstleister bereitgestellt. Die Beauftragtenfunktion ist in dem Kontext eine Beraterfunktion der Geschäftsführung oder Betriebsleitung.